Wszechobecne bazy danych - cz. 1

Bazy danych są wykorzystywane niemal wszędzie - w firmach, instytucjach i innych organizacjach. Zapewniają błyskawiczny dostęp do coraz większej ilości informacji i dokumentów praktycznie z dowolnego miejsca na świecie. Odgrywają nieocenioną rolę w procesie podejmowania strategicznych decyzji oraz zapewniają sprawne funkcjonowanie każdej zorganizowanej jednostki. Są też coraz częściej przedmiotem handlu (można np. kupić dane klientów o interesujących nas preferencjach w celu przeprowadzenia mailingu itp.)

Sama baza danych, to po prostu zbiór danych zapisanych w ściśle określony sposób w strukturach odpowiadających założonemu modelowi danych. Potocznie przyjmuje się jednak, że baza danych obejmuje zarówno dane, jak też oprogramowanie przeznaczone do ich gromadzenia i przetwarzania.

Takie zatem rozumienie przyjmiemy do rozpatrywania firmowych baz danych w dalszej części artykułu.



Bazy w firmach


Czasy tworzenia papierowych kartotek, wielkich szaf z segregatorami i wymyślania przeróżnych zakładek w skoroszytach, już bezpowrotnie minęły, chociaż nadal w wielu firmach można znaleźć sterty przeszkadzających tylko dokumentów.



Dzisiaj organizacja firmy w tym zakresie wygląda zupełnie inaczej. Każda firma dysponuje co najmniej jedną (częściej kilkoma) bazą danych, do której w różny sposób mają dostęp pracownicy o zróżnicowanych uprawnieniach, wynikających z potrzeb zajmowanego stanowiska.

To, jak zawarte w bazach dane mogą być wykorzystywane, w bardzo dużej mierze zależy od zastosowanych aplikacji - ich jakości i funkcjonalności. Baza danych jest zatem tylko częścią systemu, który obejmuje wszystkie dziedziny związane z działalnością firmy (sprzedaż, marketing, logistyka, produkcja, zarządzanie, finanse, archiwizacja itd.). Z uwagi na obszerność tego zagadnienia, zajmiemy się tylko najczęstszym wykorzystaniem baz danych przez firmy - w tej części artykułu będą to aplikacje CRM (Customer Relationship Management - zarządzanie relacjami z klientem).
W kolejnych częściach zajmiemy się archiwizacją i obiegiem dokumentów.



Oprogramowanie CRM



Każda firma, aby być konkurencyjną i utrzymać się na rynku potrzebuje dobrego (adekwatnego do wielkości i zakresu działania firmy) oprogramowania CRM. Od charakteru firmy zależy jednak rodzaj, możliwości i złożoność takiej aplikacji (inna dla firm sprzedających np. książki, inna dla firm sprzedających i serwisujących urządzenia np. kopiarki, a jeszcze inna dla firm produkcyjnych).

Z reguły każda tego typu aplikacja ma możliwość wprowadzania, przechowywania i zarządzania minimum takimi danymi jak:


- dokładna nazwa i dane teleadresowe klienta,
- charakterystyka klienta (krótki opis, preferencje),
- dokumenty (dokumenty firmy, umowy, oferty, zamówienia, protokoły, faktury, pisma itp.),
- dane osób, z którymi utrzymujemy kontakt (imię i nazwisko, stanowisko, tel., e-mail, informacje osobiste),
- historia kontaktów,
- historia zamówień,
- historia płatności,
- planowane zadania.



W firmach sprzedających urządzenia techniczne (np. do biur), dodatkowo mogą być przydatne również takie dane jak:


- rodzaj, typ i nr seryjny zainstalowanego urządzenia,
warunki gwarancji,
- przebieg pracy urządzenia (konserwacje, wymiany części i materiałów),
- historia napraw,
- planowane konserwacje itp.



Dane te muszą być oczywiście odpowiednio zabezpieczone przed dostępem niepowołanych osób, przed usunięciem i przed kradzieżą. Zawsze też powinna być możliwość zrobienia kopii bezpieczeństwa, z której w razie potrzeby (np. awarii sprzętu) można je odzyskać.



To, w jaki sposób dane będą przetwarzane i prezentowane w dużej mierze zależy od funkcjonalności zastosowanego oprogramowania. Wśród wielu funkcji oferowanych przez aplikacje CRM na szczególną uwagę zasługują m.in.:



- zdalny dostęp do danych – szczególnie przydatny w przypadku firm o dużym zasięgu działania, posiadających odziały i przedstawicieli handlowych działających w terenie,
- przydzielanie uprawnień – różne osoby mają dostęp do różnych danych (w zależności od zajmowanego stanowiska w firmie),
- zakładanie grup i kategorii klientów – możliwość przypisania klienta do określonej grupy (np. hurtownie, sklepy, urzędy itp.) i kategorii (np. VIP, duża firma, mała firma itp.),
- filtrowanie danych – możliwość stosowania wielu filtrów łącznie (np. filtrowanie wg grup, kategorii, lokalizacji, obrotów itp.),
- raportowanie – możliwości tworzenia wszelkich raportów i analiz (np. dot. wielkości sprzedaży danego asortymentu do określonej grupy klientów, wykonania planów itp.),
- eksport danych – możliwość eksportu wybranych danych do ewentualnej dalszej analizy np. w Excelu,
- tworzenie korespondencji seryjnej – bardzo ważna funkcja w przypadku realizowania kampanii promocyjnych kierowanych do wybranej grupy klientów (np. mailing do grupy klientów o określonych preferencjach),
- organizer – planowanie i wyznaczanie zadań, podział zadań na grupy i kategorie, przypominanie o zadaniach do wykonania, filtrowanie zadań (np. wg kategorii, daty) kontrola wykonania zadań,
- notatki i zadania seryjne – możliwość seryjnego dodawania zadań i notatek do wielu klientów jednocześnie (np. wg grupy, lokalizacji itp.),
- planowanie trasy – szczególnie przydatna funkcja dla przedstawicieli handlowych przy planowaniu wyjazdu do danego klienta, polegająca na możliwości filtrowania klientów znajdujących się na trasie,
- wymiana danych z urządzeniami przenośnymi typu palmtop – również bardzo przydatna funkcja dla przedstawicieli handlowych, którzy mają ze sobą informacje o zaplanowanych spotkaniach i dane klientów, mogą na bieżąco robić notatki, a po powrocie do firmy skopiować je do systemu.



Ważne jest zatem, aby przed zakupem odpowiedniego oprogramowania dobrze się zastanowić jakie funkcje będą szczególnie przydatne w naszej działalności. Czasem warto jest zainwestować środki w system o większych możliwościach, gdyż taka inwestycja zwróci się niewątpliwie w postaci sprawnie działającej, dynamicznej organizacji, co z kolei przełoży się na wzrost konkurencyjności.