W ostatnim czasie bardzo popularnym stało się zakładanie firm pod tzw. wirtualnym adresem. Tak naprawdę jest to umowa z właścicielem biura oferującego takie usługi, pozwalająca na zarejestrowanie siedziby firmy pod adresem usługodawcy. Nasze wirtualne biuro może dodatkowo obsługiwać pocztę, telefon stacjonarny a często oferuje także możliwość korzystania z miejsc do pracy czy sal konferencyjnych.
Czy zakładanie firmy pod tak zwanym adresem wirtualnym jest zgodne z prawem?
Marcin Krzemień, przedstawiciel jednej z firm działających w tym sektorze: Zdecydowanie tak. Jedną z naszych działalności jest wynajmowanie powierzchni biurowej wraz z możliwością korzystania z biura. Zgodnie z klasyfikacją PKWiU działlnośc posiada oznaczenie 68.20.Z - wynajem i zarządzanie nieruchomosciami własnymi lub dzierżawionymi. Firma zarejestrowana pod naszym adresem będzie należała do Urzędu Skarbowego i odziału ZUS Warszawa Śródmieście, a Regon uzyska w Urzędzie Statystycznym w Warszawie. Może to być dowolna forma działalności gospodarczej począwszy od osoby fizycznej, przez spółkę cywilną, spółkę prawa handlowego lub spółkę akcyjną. Z powodzeniem funkcjonują u nas również zarejestrowane tutaj oddziały firm krajowych oraz zagranicznych.
Rejestracja działalności gospodarczej pod wirtualnym adresem często znakomicie ułatwia działanie. Nie każdy przecież wie, że rejestrując firmę w domu musimy zgłosić to np. do spółdzielni lub mieć zgodę właściciela mieszkania, płacić inne stawki czynszu z tytułu działalności gospodarczej, inne stawki za media, abonament radiowo-telewizyjny, etc. Może się okazać, że wirtualny adres za sto dwadzieścia złotych jest tańszy, niż dopłaty za działaność firmy w domu.
Kto korzysta z takiej usługi?
Najczęściej są to specjaliści, doradcy i freelancerzy, którzy prowadzą działalność jednoosobowo. Są też większe firmy spoza Warszawy, potrzebujące tutaj biura np. raz w tygodniu. Generalnie jeśli chodzi o branże to small business, usługi dla małych firm, firmy działające bardziej w terenie niż w biurze, ale potrzebujące dobrego adresu. Coraz częściej pojawiają się unas osoby młode, jeszcze studenci lub osoby bezpośrednio po studiach, które uruchamiają swoje start-up'y. Dzięki rozwiązaniom coworkingowym minimalizują koszty i mogą szybko nawiązać nowe kontakty na rynku - mówi Marcin Krzemień.
Jak wskazują obserwacje usługi tego typu są coraz popularniejsze. W okresie ostanich dwóch lat tylko na terenie Warszawy ilość coworków oferujących oprócz adresu także realną powierzchnię biurową wzrosła z kilku do kilkunastu. Natomiast wirtualny adres można zarejestrować już w kilkudziesięciu miejscach.
A co się dzieje, jeżeli hipotetycznie wasz klient jest nierzetelny i pozostaje po nim tylko wirtualny adres?
Podpisując umowę weryfikujemy zawsze dokumentację w zakresie wymaganym przez prawo. Jeżeli nasz klient systematycznie rozlicza się to nie mamy podstaw do sprawdzania go w jakikolwiek sposób. Jeżeli jednak zalega z płatnościami i nie ma możliwości skontaktowania się z nim, wtedy zmuszeni jesteśmy wypoidzieć umowę a sytuację zgłaszamy do organu rejestrowego i właściwych urzędów. Takie działania eliminujące nierzetelnych klientów są niezbędne, ponieważ musimy dbać o dobre imię naszego adresu i komfort pracy pozostałych współpracujących firm. Na szczeście przez 3 lata działalności tylko raz mieliśmy taka sytuację - mówi Marcin Krzemień.
Przy wyborze usługodawcy należy jednak pamiętać o kilku szczegółach, które perspektywicznie mogą się okazać bardzo istotne:
- adres oprócz tego, że będzie np.w Warszawie, musi być rozpoznawalny, dobrze kojarzący się i łatwy do znalezienia,
- biuro powinno mieć możliwość umieszczenia naszego szyldu lub wizytówki, co w ruchliwym miejscu dodatkowo będzie nas reklamowało, a w przypadku realizacji projektów ze wsparciem funduszy unijnych szyld z logo UE bywa często niezbędny,
- biuro powinno "wyglądać" jak biuro, a nie być pokoikiem w biurowcu lub prywatnym mieszkaniem - nigdy nie wiadomo kiedy kontrahent zechce nas znienacka odwiedzić,
- dobrze jeśli biuro ma miejsca do pracy oraz sale konferencyjne - jest to szczególnie istotne dla "przyjezdnych" specjalistów - spotkanie w takim biurze z kontrahentem to zdecydowanie wyższa klasa niż nawet najlepsza kawiarnia, a z sekretarką i dobrym zapleczem zyskuje się dodatkowo lepszą pozycję do negocjacji.
Gdzie szukać? Oczywiście w internecie pod hasłem: wirtualny adres, coworking, wirtualne biuro. Przed podjęciem decyzji trzeba jednak koniecznie odwiedzić minimum 3 coworki - zobaczyć miejsce, poznać lokal, jego wyposażenie i najważniejsze - ludzi, którzy będą nas reprezentować. Cena może okazać się kwestią drugorzędna wobec prestiżu miejsca i profesjonalizmu osób obsługujących nas i naszych klientów.
