Najlepszym miejscem do zaczerpnięcia informacji na ten temat są rozmaite fora internetowe dla prowadzących biznes, obfitujące w wiele wątków opisujących to zagadnienie.
Najważniejszą cechą obsługi klienta jest jej dostępność. Najczęściej spotyka się kontakt przez pocztę e-mail. Ten sposób komunikacji pozwala na zwięzłe opisanie swoich problemów lub pytań, jednak czas oczekiwania na odpowiedź może być długi. Szczególnie borykają sie z tym dostawcy preferujący wyłącznie ten rodzaj komunikacji, a obsługujący wielu klientów.
Optymalnym rozwiązaniem jest zastosowanie wielu kanałów dostępu do pomocy. W przeciwieństwie do poczty e-mail, linia telefoniczna oferuje niemal natychmiastowy kontakt z odpowiednią osobą. Pomimo stereotypowego wizerunku znudzonych życiem, cynicznych pracowników („Czy na pewno komputer jest podpięty do gniazdka?”), support telefoniczny oferuje bezpośredni kontkat z fachowcem i błyskawiczną wymianę informacji. Jest to nieocenione w nagłych przypadkach, kiedy każda minuta zmarnowana na czekaniu kosztuje przedsiębiorcę sporo pieniędzy. Takie połączenia są z reguły bezpłatne ale i dostęp do wsparcia telefonicznego nie zawsze obejmyje 24h/dobę.
Aby udostępnić zainteresowanym jak najwięcej informacji na starcie, bez konieczności kontaktu z obsługą klienta, usługodawcy z reguły umieszczają na stronie serię najczęściej zadawanych pytań (FAQ – ang. Frequently Asked Questions, pl. Najczęściej Zadawane Pytania) i krótkich, treściwych odpowiedzi na nie. Rozwiązanie to najczęściej sprawdza się w przypadkach, kiedy kwestia rozwiązania problemu sprowadza się jedynie do wyszukania informacji związanych np. z warunkami świadczenia usług przez serwis. Jedynie najprostsze zagadnienia dotyczące problemów w działaniu są wyjaśnione.
Kilku dostawców usług oferuje tzw. live chat. Dostępne przez całą dobę okienko czatowe, w którym można swoje problemy opisać przeszkolonej osobie zapewniając sobie jednocześnie ciągły kontakt i możliwość pracy nad rozwiązaniem kłopotu. Jest to zdecydowanie najlepszy sposób radzenia sobie z nieprawidłowościami związanymi z serwerem firmy. Warto zwrócić na to uwagę wybierając hosting dla firm.
Opisane powyżej kanały komunikacji nie zawsze występują w komplecie, warto jednak się zastanowić, czy oszczędniość z tego wynikająca jest warta ryzyka.
