Artykuł ten adresuję do osób, które nie są ekspertami w dziedzinie IT a muszą podejmować decyzje odnośnie zakupów lub akceptować propozycje przedstawione przez innych i chcą robić to odpowiedzialnie.
Nie jestem w stanie w kilkuset słowach opisać wszystko, co należy wziąć pod uwagę - zasygnalizuję więc najważniejsze sprawy.
W tym artykule przedstawię kroki, jakie należy przedsięwziąć kupując nowy serwer do firmy. W kolejnych będę je bardziej szczegółowo rozwijać.
1. Pierwszy krok to jakby „dojrzewanie” do decyzji o zmianie lub zakupie nowego serwera.
- Stary serwer jeszcze działa, ale ma kilka lat, trzeba więc zacząć przymierzać się do zakupu nowego. Warto zrobić to wcześniej, zanim stary serwer w najmniej spodziewanym a najbardziej krytycznym momencie „odmówi współpracy”.
- Miej na uwadze to, że koszty naprawy serwera po gwarancji mogą być wysokie. Naprawa może się przedłużać, bo serwis producenta nie jest już do niczego zobligowany i mogą występować problemy z dostępnością nowych starych podzespołów.
Tych kłopotów możesz uniknąć zawczasu kupując nowy serwer.
- Jeżeli serwera jeszcze nie masz, być może doskwierają Ci już uciążliwości wynikające z jego braku.
- Warto na tym etapie sformułować swoje oczekiwania pod adresem nowego serwera. Najłatwiej bazować jest na tym, jakie problemy stwarza obecny serwer. Bo jeżeli przykładowo na starym serwerze brakuje miejsca na dyskach, ale nie masz zastrzeżeń do szybkości to jest to wskazówka, że wybierając konfigurację nowego serwera powinieneś zwrócić uwagę przede wszystkim na pojemność dysków. A jeżeli miejsca na dyskach do tej pory nie brakowało, ale serwer działa powoli, to już wiesz, że powinieneś szczególną uwagę zwrócić na procesor i pamięć, bo to one w głównej mierze decydują o wydajności serwera.
- Zastanów się czy pozostajesz przy dotychczas używanym oprogramowaniu czy korzystając z okazji przesiądziesz się na najnowszą wersję, aby i w tym zakresie mieć parę lat spokoju.
2. Kilka praktycznych wskazówek:
- Namawiam Cię w punkcie 1 do przeanalizowania swoich potrzeb, żebyś wiedział, co kupić zanim złożysz zapytania u dostawców, aby nie dać się namówić na „promocję” i w efekcie w podobno okazyjnej cenie kupić serwer za słaby lub za mocny – dokładnie taki, jaki sprzedawca chciał sprzedać, a nie taki, jaki Tobie jest potrzebny.
- Warto przy okazji zmienić również oprogramowanie na najnowsze wersje. Pracy przy migracji będzie niewiele więcej a unikniesz w ten sposób kosztów, które i tak za jakiś czas będziesz musiał ponieść, gdy okaże się, że powinieneś wymienić oprogramowanie.
- Rozważ zakup przedłużenia gwarancji do 4 lub 5 lat zamiast standardowych 3, aby dylematy, jakie masz teraz mieć o rok czy dwa później.
3. Wiesz już mniej więcej jakiego serwera potrzebujesz i podjąłeś decyzję o zakupie. Musisz jeszcze rozważyć czy część usługową związaną z instalacją oprogramowania i migracją danych jesteś wykonać sam czy też chcesz zlecić.
4. Złóż zapytanie u jednego (jeżeli masz tego jednego zaufanego) lub kilku potencjalnych dostawców. W zapytaniu przedstaw efekty swoich analiz. Poproś o referencje z realizacji podobnych zamówień.
5. BARDZO WAŻNE! Wybierz takiego dostawcę:
- dla którego Twoje potrzeby będą ważniejsze niż jego zysk albo obrót.
- który podejmie się kompleksowej dostawy: serwer + oprogramowanie systemowe + wdrożenie i przeprowadzi całą operację tak, by w minimalnym stopniu zakłócić pracę firmy
- który zapewni Ci również późniejszą opiekę nad serwerem w trakcie eksploatacji.
6. W przypadku większych projektów poproś o koncepcję rozwiązania i plan wdrożenia – nie bądź zdziwiony, jeżeli sprzedawca potraktuje to jako płatną usługę – to praca wymagająca wiedzy i doświadczenia, którą ktoś musi wykonać specjalnie dla Ciebie. Spróbuj wynegocjować ze sprzedawcą, aby odliczyć tę kwotę od kosztu całego projektu, jeżeli zdecydujesz się na zakup u niego.
7. Jeżeli coś nie jest dla Ciebie jasne – pytaj! Pamiętaj, że nie ma głupich pytań! Są tylko pytania niezadane, które pozostawione bez odpowiedzi nie pozwolą Ci podjąć najlepszej dla Ciebie decyzji.
8. Jak uzgodnisz wszystkie szczegóły złóż zamówienie lub podpisz umową (w przypadku większych projektów).
9. Po instalacji serwera i wykonaniu ew. innych prac, które zamówiłeś sprawdź czy wszystko działa a następnie zapłać w umówionym terminie.
10. Podpisz z dostawcą umowę serwisową, która zapewni Ci opiekę nad wdrożonym rozwiązaniem. Pamiętaj, że lepiej jest zapobiegać awariom niż usuwać ich skutki. Miej na uwadze, że gwarancja producenta dotyczy wyłącznie serwera jako sprzętu a nie całego rozwiązania.
11. Ciesz się nowym serwerem – rozwijaj firmę wykorzystując możliwości, jakie Ci daje.
12. Za kilka lat, gdy któraś z przesłanek do wymiany serwera będzie aktualna wróć do punktu 1.
W kolejnych artykułach szczegółowo rozwinę krok 1.
Uwierz ekspertowi, że będę miał o czym pisać…
