Zorganizowanie profesjonalnej konferencji wymaga wiele wysiłku, nie tylko pod względem dogrania terminów. Jest to suma wielu rzeczy, na które wiele osób nie zwraca uwagi i nie traktuje ich jako wartość nadaną a standard, który trzeba spełnić aby konferencja w efekcie nie okazała się kompletną klapą.

Data dodania: 2017-01-26

Wyświetleń: 1035

Przedrukowań: 0

Głosy dodatnie: 0

Głosy ujemne: 0

WIEDZA

0 Ocena

Licencja: Copyright - zastrzeżona

Na co zwrócić uwagę przy wyborze sali konferencyjnej?

Nawet najlepszy mówca, posiadający wiedzę merytoryczną nie osiągnie swoich założeń jeśli sala, na której ma przemawiać nie będzie posiadała odpowiedniej akustyki, sprzęt nagłaśniający nie będzie w pełni korygował mankamentów pomieszczenia, choć to ponoć najmniejszy problem, kiedy na konferencji znajdują się osoby najbardziej zainteresowane tematem spotkania, kończąc na sam układ stołów i krzeseł (tak, według badań socjologicznych i tych wykonanych przez psychologów biznesowych, podczas konferencji jednym z istotniejszych elementów wpływających na jakoś szkolenia ma sam projekt rozlokowania stołów i krzeseł dla gości- odchodzi się od audytoryjnego układu klasowego, raczej stawia się na horyzontalny, kołowy lub zamknięty w klasycznej podkowie z pozostawieniem miejsca dla obsługi wizyjnej).

Znalezienie odpowiedniej sali na konferencję nie jest sprawą łatwą. Musi ona spełniać wymogi lokalizacyjne- znajdować się w wygodnym miejscu i dobrej lokalizacji dla gości konferencji, dodatkowo posiadać metraż, w którym spokojnie zaaranżujemy miejsce dla wszystkich zaproszonych. Jeśli planujemy konferencję o charakterze szkoleniowym, warto zastanowić się nad wyznaczeniem „miejsc kawowych” a także cateringiem. Alternatywnie do sekcji gastronomicznej idealnym miejscem na zorganizowanie spotkania jest wybór sali oferowanej przez hotele lub lokale restauracyjne. W tym wypadku wybór odpowiedniej restauracji powinien zostać dopasowany do charakteru konferencji, tematyki spotkania oraz osób, które zostaną zaproszone na wydarzenie.

Niestety wynajmowane pomieszczenia, które nie były nigdy z założenia właścicieli przeznaczone jako konferencyjne zazwyczaj nie posiadają odpowiedniego zaplecza audio-wizualnego, choć niestety dostęp do większej liczby gniazdek jest aktualnie wymaganym elementem, do nagłośnienia zarówno sceny, jak i stolików dla gości, nie wspominając o obsłudze wizyjnej.

W tym wypadku, jeśli pomieszczenie nie posiada wystarczającego zaplecza gniazd zasilających najlepszym rozwiązaniem, nie wymuszającym ingerencji w konstrukcję ścian jest wykorzystanie gniazd tzw. konferencyjnych- klasycznych gniazdek modułowych wpuszczanych w blat lub przeznaczonych do montażu w rynienkach podłogowych czy ściennych. Dzięki takim modułom posiadamy bardzo szeroki zakres użyteczności w jednym miejscu. Klasyczne gniazdka wpuszczane mają zazwyczaj od od 2 do 10 gniazd zasilających. Niektóre z nich, dedykowane właśnie na wypadek konferencji posiadają specjalne segmenty logiczne- łącze ethernet, a także przełączniki audio/wideo. Umieszczone w zamkniętych puszkach posiadają system zamknięć chroniących gniazdka przed przedostawaniem się kurzu czy drobin. Niektóre panele przeznaczone do montażu w podłodze posiadają specjalnie obniżony profil, aby w jego miejscu umieścić fragment dopasowania podłogi- kafelki, linoleum, wykładzinę czy panelę, aby jak najlepiej zamaskować gniazdko.  

Licencja: Copyright - zastrzeżona
0 Ocena