Za założenie i prowadzenie ksiąg wieczystych odpowiadają Sądy Rejonowe, a dokładnie wydziały wieczysto-księgowe, właściwe ze względu na miejsce położenia danej nieruchomości. Za nieruchomość natomiast uważa się nie tylko budynki – będące odrębnym od gruntu przedmiotem własności, ale też będące odrębnym przedmiotem własności lokale oraz grunty jako część powierzchni ziemskiej. Księgi wieczyste zakładane są więc dla nieruchomości, gruntów i lokali, w tym własnościowych spółdzielczych praw do lokali mieszkalnych i spółdzielczych praw do lokali użytkowych, a także praw do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej.
Każdy właściciel nieruchomości zobowiązany jest zadbać, aby wpis w księdze wieczystej był zgodny ze stanem faktycznym tej nieruchomości. Aby założyć księgę wieczystą, należy przedłożyć do właściwego wydziału Sądu Rejonowego odpowiedni wniosek, zawierający szczegółowe informacje na temat nieruchomości. Właściciel powinien wykazać jej oznaczenie, lokalizację i przeznaczenie, osoby uprawnione, na których nieruchomość będzie wpisana, a także tytuł własności. Obok podstawowych informacji w księdze wieczystej powinny znaleźć się ewentualne obciążające nieruchomość prawa rzeczowe i ograniczenia w rozporządzaniu nią. W przypadku braku jakichkolwiek obciążeń czy ograniczeń właściciel jest zobowiązany potwierdzić ten fakt stosownym oświadczeniem. Z chwilą dokonania pierwszego wpisu następuje założenie księgi wieczystej dla danej nieruchomości, a każdy kolejny wpis dokonywany jest na wniosek osoby uprawnionej przez upoważnionych do tego pracowników właściwego Sądu Rejonowego.
Zgodnie z zasadą jawności, prawo wglądu do ksiąg wieczystych przysługuje każdemu i każdy też ma podstawy sądzić, że znajdujące się tam informacje odpowiadają stanowi faktycznemu wpisanej nieruchomości. W przypadku ewentualnych niezgodności – między stanem prawnym a stanem faktycznym – za podstawę przyjmuje się treść wpisu znajdującego się w księdze wieczystej.
Księgi wieczyste prowadzone są w formie papierowej i elektronicznej, co jest możliwe dzięki systemowi określanemu jako Nowa Księga Wieczysta. Z księgi wieczystej można uzyskać odpis zwykły, zawierający aktualne wpisy dotyczące określonej nieruchomości.
