Każdy zgon musi być zarejestrowany w Urzędzie Stanu Cywilnego zarówno w Polsce, jak i kraju, w którym nastąpił. Wymóg ten należy spełnić, aby móc przeprowadzić pogrzeb, który odbywa się za zgodą odpowiedniego starosty lub prezydenta miasta ze względu na miejsce, w którym jest planowany. Decyzję uzyskuje się na podstawie wniosku rodziny zmarłego i musi być wydana w ciągu 3 dni. Dopiero na podstawie tego dokumentu można otrzymać zezwolenie polskiego konsula pozwalające na sprowadzenie ciała zmarłego. Trzeba zaznaczyć, że decyzja starosty/prezydenta o zezwoleniu na sprowadzenie zwłok zwolniona jest z opłaty skarbowej.
Dokumenty
Wniosek składany do starosty, jak i konsula powinien zawierać następujące dane:
- Nazwisko, imię lub imiona, nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia, ostatnie miejsce zamieszkania osoby zmarłej,
- Datę i miejsce zgonu,
- Miejsce, z którego zmarły zostanie przewieziony i miejsce pochówku w Polsce,
- Środek transportu, jakim zostanie przewieziony do kraju,
- Nazwisko, imię lub imiona, adres zamieszkania wnioskodawcy oraz numer i seria dokumentu tożsamości
Ponadto należy również dostarczyć przetłumaczony akt zgonu lub inny dokument stwierdzający śmierćlub jej przyczynę. W przypadku nieokreślenia przyczyny śmierci do wniosku należy dołączyć odpowiednią dokumentację, która wyklucza zgon na skutek choroby zakaźnej.
W przypadku śmieci spowodowanej taką chorobą obowiązują pewne ograniczenia, co do możliwości pogrzebu w Polsce. W odniesieniu do ściśle określonych chorób starosta (burmistrz lub prezydent) może wyrazić decyzję na sprowadzenie ciała zmarłego dopiero po upływie dwóch lat.
Dodatkowo sprowadzenie ciała musi odbywać się w odpowiednich warunkach. Zakład pogrzebowy zajmujący się transportem musi zaświadczyć, że zwłoki zostaną włożone do metalowej trumny, zawierającej na dnie warstwę substancji chłonnej o grubości 5 cm, a trumna zostanie dokładnie zalutowana i włożona do drewnianej skrzyni w taki sposób, aby nie mogła się w niej poruszać.
Wyspecjalizowana firma
Sprowadzenie zwłok najlepiej zlecić wyspecjalizowanej firmie pogrzebowej. Na terenie UE w wielu krajach działają polskie zakłady, które pomogą przebrnąć przez wszystkie formalności. Udzielą wsparcia zwłaszcza w celu uzyskania wymaganych dokumentów w zagranicznych urzędach, co w obliczu całości sytuacji jest pomocą znaczną.
