Programy dla firm – dział HR

Zarządzanie informacjami o pracownikach, panowanie nad płacami, płatnościami składek, a nawet ocenami okresowymi. To tylko niektóre z funkcji, jakie oferują programy dla firm pisane z myślą o działach HR lub kadr.

Najprostszy program to słynny Płatnik, który umożliwia przesyłanie do ZUS informacji o tym, że obowiązkowe składki zostały zapłacone, a ich wartość dodana do paska z wypłatą. Jednak funkcjonalność programów dla firm do zarządzania kadrami jest znacznie większa i nie ogranicza się do prostego przekazania informacji do urzędu.

Za przykład mogą posłużyć programy dla firm służące do zarządzania płacami. Tego rodzaju aplikacje umożliwiają przede wszystkim tworzenie oraz redagowanie list płac pracowników. Jeśli firma zatrudnia kilkadziesiąt lub kilkaset osób, takie narzędzie będzie oczywistym ułatwieniem. Naliczanie płac za pomocą takiej listy uwzględnia zarówno składki na ZUS czy zaliczki na podatek dochodowy jak i nieobecności, potrącenia czy wybór wypłaty gotówką lub przelewem na konto. Przelewy generowane są automatycznie, co oszczędza czas i sprawia, że pracownicy zawsze dostają wypłatę wtedy, kiedy się tego spodziewają. Zwykle programy dla firm tego rodzaju współpracują ze wspomnianym wcześniej Płatnikiem.

Ponieważ rzeczywistość gospodarcza jest znacznie bardziej skomplikowana i nie obejmuje jedynie umów o pracę, porządne programy dla firm wspierające dział kadr uwzględniają umowy cywilnoprawne. Najpopularniejsze są oczywiście umowy zlecenia czy o dzieło, jednak w grę wchodzą także umowy agencyjne czy honoraria autorskie. Program powinien umożliwić rejestrację umów w systemie oraz ich śledzenie, a także wykonywanie przelewów bankowych. Dzięki zastosowaniu odpowiednich programów możliwe jest śledzenie miejsca powstania kosztów, co w dużej organizacji nie jest bez znaczenia.

W mobilnym świecie pracownicy często zmieniają miejsce pobytu – jeżdżą w delegacje zarówno w kraju jak i za granicę. Z tego względu programy dla firm przeznaczone do zarządzania kadrami powinny brać pod uwagę także oczekiwania z tym związane. Dobry program umożliwi rozliczenie delegacji, kosztów podróży czy pieniędzy, jakie trzeba zapłacić za zużyte paliwo. Dobrze, jeśli możliwe jest wygenerowanie listy podróży dla danego pracownika lub działu.

Kolejną ważną funkcją programów tego rodzaju jest możliwość zarządzania ocenami pracowniczymi. Tworzenie arkuszy ocen, archiwizowanie danych i kreacja raportów powinna mieścić się w opcjach standardowego programu. Ocena pracownicza jest bardzo ważna zwłaszcza w tych organizacjach, które dbają o rozwój pracowników i starają się łowić talenty.

Opisane powyżej funkcje nie wyczerpują wszystkich możliwości, jakie oferują programy dla firm. Są jednak podstawowe i szczególnie ważne dla funkcjonowania działu HR lub kadr.