Nie tylko meble biurowe

Dobra organizacja biura zaczyna się na etapie projektu wystroju wnętrza. Jakie meble biurowe wybrać, żeby zachować kreatywność pracowników i wysoką wydajność pracy? Zdecydować się na open space czy tradycyjne rozplanowanie powierzchni?

Pierwszą kwestią, o której należy zdecydować będzie wybór sposobu organizacji przestrzeni biurowej. Trzeba bowiem odpowiedzieć sobie na pytanie, czy chcemy naszych pracowników posadzić w biurze typu open space, czy możemy pozwolić sobie na stworzenie przytulniejszych pomieszczeń. Dopiero potem będzie można zastanawiać się, jakie krzesła biurowe i meble biurowe wybrać. Oczywiście, dylemat ten dotyczy większych organizacji, firmy zatrudniające kilka osób nie maja tego problemu. 

Więcej wad, mniej kosztów

Architekci wnętrz są coraz bardziej przeciwni open space. Potwierdzają to wyniki australijskich naukowców, którzy w swych badaniach opublikowanych w magazynie „Asia-Pacyfic Journal of Health Managment" rozwiązania typu open space nazwali „gwałtem na ludzkiej psychice", aranżacją negatywnie wpływającą na zdrowie psychiczne, jak i fizyczne użytkowników. Skąd takie wnioski? Chodzi przede wszystkim o hałas, nieustanny gwar, bliską obecność innych ludzi i całkowite odhumanizowanie miejsca pracy. Jeśli dodać do tego presję otoczenia, która potęguje stres i zaburza koncentrację mamy idealny przepis na spadek efektywności pracy. Co więcej, z badań wynika, że stres w takim miejscu pracy zwiększa o 16 proc. ryzyko chorób serca i aż o 38 proc. zagrożenie życia udarem. Nie trzeba dodawać, że praca w pomieszczeniu, w którym kilka godzin dziennie spędza kilka, kilkanaście i niekiedy nawet kilkadziesiąt osób, sprzyja rozprzestrzenianiu się bakterii i wirusów przenoszonych przez dotyk, jak i drogą kropelkową, a wywołujących m.in. grypy i przeziębienia, a także choroby zagrażające życiu np. sepsę.

Z drugiej strony open space ma swoje zalety. Pierwszą są koszty. Z pewnością mniej kosztuje wynajęcie mniejszej powierzchni, niż konieczność zapewnienia pracownikom osobnych pokoi. Poza tym w biurach typu open space integracja zespołu jest łatwiejsza, a rywalizacja pobudza do zwiększenia efektywności pracy.

Hałas i jego eliminacja

Wybór optymalnego rozwiązania zależy od każdej firmy i jest bardzo indywidualny. Trzeba jednak pamiętać, że decydując się na open space, trzeba będzie zainwestować trochę więcej w design pomieszczenia, meble biurowe itd.. Chodzi o wyeliminowanie hałasu, który w żadnym systemie organizacji pracy nie jest potrzebny. Można to zrobić przez wstawianie ścianek działowych, ułożenie na podłodze wykładziny czy wyciszenie sufitu.

Innym problemem, przed którym muszą stanąć projektujący open space jest wyznaczenie konkretnych ram przestrzennych pozwalających wychwycić gdzie kończy się i gdzie zaczyna konkretny dział. Można to zrobić w rozmaity sposób – począwszy od zmiennej kolorystyki wykładzin czy oświetlenia lub przez ustawienie przeszklonych ścianek. Warto też pamiętać o miejscu do wypoczynku. Także tam powinny znaleźć się odpowiednie meble biurowe oraz wszystkie niezbędne akcesoria, jak kuchenka mikrofalowa, czajnik, ekspres do kawy itd.

W tradycyjny sposób

Ci, którzy zdecydują się na rozwiązanie inne niż open space, także staną przed problemami do rozwiązania. Meble biurowe powinny być ergonomiczne i zapewniać możliwość swobodnej pracy. Wszystkie często używane przedmioty i urządzenia (klawiatura, mysz, notatniki, długopisy, telefon) powinny być w zasięgu ręki, w odległości ok. 20–25 cm. Ekran monitora powinien znajdować się w odległości 45 cm od oczu, a wysokość blatu powinna umożliwiać wygodną pracę z zachowaniem kąta min. 90 stopni między przedramieniem a ramionami. Takie wymagania warunkują dobór odpowiednich mebli biurowych oraz rozplanowanie przestrzeni.

W przypadku biura podzielonego na pokoje dbałość o szczegóły jest równie ważna, co w systemie open space. Można oczywiście zostawić wolną rękę pracownikom, jednak meble biurowe powinny być w miarę jednolite w całej firmie.

Aranżują biuro, wybierając meble biurowe i decydując się na konkretne rozwiązanie trzeba pamiętać, że będzie to miejsce, w którym pracownicy spędzać będą większą część swojego dnia. Warto zainwestować więcej, ponieważ wyższe koszty i tak się zwrócą – w postaci wyższej wydajności pracy.