Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej?

1. Gromadzenie informacji o firmie.

Zanim zdecydujemy się na złożenie swojej aplikacji, konieczne jest zdobycie jak największej liczby informacji o firmie poszukującej pracownika. Przed podjęciem decyzji o kandydowaniu, dobrze jest zebrać następujące informacje od kiedy firma istnieje, czym się zajmuje, jaką pozycję ma na rynku, jakich ma konkurentów, jakie szanse rozwoju, ile zatrudnia osób, czy jest duża rotacja wśród jej pracowników. Jeżeli jest to możliwe, warto wiedzieć również jaki firma miała obrót w zeszłym roku oraz jaki poziom płac oraz dodatkowe bonusy (samochód, telefon komórkowy, ubezpieczenia itp.) oferuje swoim pracownikom. Jest to istotne, zwłaszcza w sytuacji braku informacji o proponowanych warunkach pracy i tym samym konieczności ich negocjacji.


2. Gromadzenie informacji o stanowisku pracy.

Istotne jest również zgromadzenie informacji o oferowanym stanowisku pracy. Konieczne jest odpowiedzenie sobie na pytanie:, jakie oczekiwania może mieć pracodawca wobec kandydata.

- Jaka dziedzina i zakres wiedzy jest niezbędny na tym stanowisku (wykształcenie podstawowe, dodatkowe kursy)?
- Jakiego rodzaju doświadczenie zawodowe jest potrzebne (branża, rodzaj wykonywanej pracy)?
- Jakiego typu cechy psycho-fizyczne są sprzyjające (np. zdolności interpersonalne, zdolności komunikacyjne, zdolność do myślenia analitycznego lub syntetycznego, zdolności kierownicze, do pracy samodzielnej lub zespołowej, umiejętność twórczego myślenia, zdolność szybkiej adaptacji do nowego stanowiska i pracy w stresie...)?

W tym kontekście po pierwsze można określić, na ile oczekiwania pracodawcy pokrywają się z naszymi kwalifikacjami. Da to nam informację, jakie szanse mamy starając się o to stanowisko. Po drugie powyższa analiza może pomóc w dobraniu dla siebie optymalnego stanowiska pracy. Efektem powinna być świadomość swoich mocnych i słabych stron, co jest absolutnie niezbędną wiedzą wykorzystywaną później podczas rozmowy kwalifikacyjnej.


3. Gromadzenie informacji o sobie.

Aby skutecznie poszukiwać pracy, konieczne jest posiadanie odpowiedniego poziomu wiedzy o sobie. Niestety wiele osób nie potrafi myśleć o sobie w kategoriach rynkowych. Bardzo pomocne będzie zdanie sobie sprawy z tego, jak możemy być spostrzegani przez innych. A także jak mogą być zinterpretowane oraz jakie wątpliwości mogą nasunąć fakty z naszego CV?

Dlatego też musimy zdać sobie sprawę z tego, jakie informacje zawarte w życiorysie są dla plusem, a które z nich pracodawca może odczytać na minus. Jakie osiągnięcia możemy uznać za sukces? Jakie mamy zalety jako współpracownicy i podwładni, a jakie jako kierownicy? Z jakimi wadami musimy ciągle walczyć? Co wyróżnia nas spośród innych ludzi, kandydatów na to stanowisko? (etc.)


4. Przygotowanie i prezentacja dokumentów.

Dobrze przygotowane dokumenty to początek sukcesu. Mówiąc o dokumentach mam na myśli nie tylko Curicullum Vitae i list motywacyjny. Oczywiście są to najważniejsze i najczęściej wymagane przez pracodawcę dokumenty.

Dokumenty, które powinniśmy mieć przygotowane to także: listy referencyjne i opinie z poprzednich miejsc pracy, świadectwa pracy, świadectwa z odbytych kursów i szkoleń oraz wszystko to, co dokumentuje nasze dokonania (portfolio, projekty, broszury, artykuły etc.)

UWAGA! Jeżeli pracodawca wyraźnie nie zażyczy sobie otrzymania dodatkowych dokumentów potwierdzających nasze kwalifikacje i poprzednie miejsca pracy, nie należy mu ich wręczać. Warto jednak zabrać je ze sobą na rozmowę kwalifikacyjną wraz z dodatkowymi kopiami życiorysu i listu motywacyjnego. Nie należy również domagać się zwrotu dokumentów w przypadku niezaakceptowania naszej kandydatury - sprawia to wrażenie, że ma się do czynienia z osobą roszczeniową i obrażalską!

Skompletowanie dokumentów to nie wszystko. Ważny jest również sposób ich prezentacji. Pracodawca na pewno zauważy, czy są one logicznie posegregowane i umieszczone w estetycznej teczce i, że wyszukanie odpowiedniego dokumentu zajmuje nam kilka sekund. Warto też mieć ze sobą notes z przyzwoitym piórem lub długopisem wolnym od reklam.


5. Autoprezentacja.

Po przygotowaniu dokumentów, czas na image. Przede wszystkim należy zadbać o higienę. Przed spotkaniem obowiązkowa kąpiel i mycie zębów, w przypadku panów - golenie, oraz mycie głowy, staranne uczesanie, zwłaszcza w przypadku pań – bez ekstrawagancji, loków i piórek. Wody kolońskie i perfumy - raczej z umiarem. Trzeba zadbać też o dłonie, żeby ich później nie ukrywać pod biurkiem – panowie: paznokcie czyste i krótko przycięte, panie: staranny manicure (niekoniecznie z lakierem, jeżeli już, to raczej jasny i stonowany kolor). Nie pal przed spotkaniem. Jeżeli już musisz, weź ze sobą tik-taki, aby odświeżyć oddech.

Jak się ubrać? Przede wszystkim ubranie musi być bezwzględnie czyste i wyprasowane. Ubierz się nieco bardziej elegancko, niż praca tego wymaga, ale bez przesady. Kolory konserwatywne – szary, granatowy, brąz – w żadnym razie różowy lub seledynowy. Ostrożnie z biżuterią i makijażem – panie powinny w tym przypadku zastosować się do zasady” im mniej, tym lepiej”. Panowie „zakolczykowani” powinni na rozmowę pozostawić swoją biżuterię w domu – tylko zegarek, obrączka i spinki, jeśli niezbędne. I jeszcze buty. Muszą być czyste, wypastowane, zakrywające palce i pięty. W przypadku panów - sandały czy klapki, nawet w największe upały, niedopuszczalne.

Poza tym nasz wygląd powinien być dopasowany do kultury firmy. Wybór odpowiedniego ubrania zależy od dwóch czynników. Pierwszym z nich jest stanowisko na jakie kandydujemy. Jeżeli staramy się o stanowisko kierownicze lub inne wymagające kontaktów z klientami, bezwzględnie obowiązuje nas klasyczna elegancja stroju (garnitur, garsonka, stonowana kolorystyka). Gdy aspirujemy do objęcia stanowiska np. grafika w agencji reklamowej czy programisty w firmie informatycznej, można pokusić się o włożenie mniej oficjalnego stroju, pamiętając jednak, iż klasyka i umiar jest zawsze w dobrym guście.

Drugim czynnikiem są standardy przyjęte przez firmę. Dlatego też warto poświęcić trochę czasu i przed rozmową udać się na krótką "inspekcję". Gdy dysponujemy już odpowiednim strojem, warto zadbać również o dodatki, tj. np. o odpowiednią torebkę czy teczkę na dokumenty.

Pamiętajmy, iż zbyt ekstrawagancki i wyzywający, choćby nawet najmodniejszy, strój i fryzura są odbierane jako niedostatki naszego dobrego wychowania oraz dowodzą brak szacunku dla rozmówcy.

Celem tych wszystkich starań ma być stworzenie pozytywnego wrażenia - schludności, kompetencji i adekwatności oraz wyrazić nasz szacunek dla pracodawcy.


6. Miejsce spotkania.

O terminie spotkania powinniśmy być poinformowani z kilkudniowym wyprzedzeniem, choć w praktyce zdarza się, że informację dostajemy w przeddzień. Jest to ostatni moment, by upewnić się, co do miejsca, w które mamy się udać. Nie wolno zakładać, że „chyba wiem” lub „jakoś trafię”. Jeśli nie jesteśmy pewni, lepiej dopytać się przez telefon o dokładny adres, trasę dojazdu, numer pokoju, imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, z którą mamy się spotkać. Ponadto, trzeba sprawdzić jak i czym dojechać oraz ile czasu zajmie nam dojazd. Należy brać poprawkę na korki, objazdy, znalezienie miejsca do zaparkowania, itp.

O tym, że nie wolno się spóźniać, wszyscy wiedzą. Ale już, że na rozmowę kwalifikacyjną najlepiej przyjść 15 minut wcześniej, niekażdy. Po co? Te kilka chwil przed spotkaniem dają szanse na ostatnie przygotowania – odetchnięcie z ulgą, że dotarliśmy na czas, zajrzenie do toalety, umycie rąk, wytarcie zabłoconych butów, przyczesanie włosów, poprawienie kołnierzyka, krawata, apaszki, umalowanie ust, sprawdzenie czy w teczce z dokumentami wszystko jest porządnie poukładane i niczego nie brakuje. Jeśli, oczekujemy na swoją kolej w sekretariacie, to z całą pewnością, zaproponują nam coś do picia. Lepiej zrezygnować z soku porzeczkowego, bo istnieje niebezpieczeństwo oblania się i poplamienia ubrania ciemną cieczą, co natychmiast odbierze nam, i tak nadwątlone, poczucie pewności. Lepiej także nie brać kawy lub herbaty, gdyż zanim wystygnie, będziemy musieli już wejść na rozmowę. Najbezpieczniej poprosić o szklankę wody – dostaniemy ją szybko, zdążymy ugasić pragnienie i w przypadku uronienia paru kropel, nie zostaną plamy. Pijąc wodę, przeglądamy uważnie foldery i materiały reklamowe firmy oraz ekspozycję produktów, jeśli akurat jesteśmy w pobliżu. Nasze spostrzeżenia mogą być przydatne podczas rozmowy.


7. Co przynieść ze sobą.

Po pierwsze – na rozmowę kwalifikacyjną nigdy nie należy iść z pustymi rękoma. Aktówka lub choćby papierowa teczka jest jak najbardziej wskazana. Powinny znaleźć się w niej:

- dodatkowe kopie CV i listu motywacyjnego,
- kilka kopii listów z referencjami (jeśli są),
- kopie świadectw i dyplomów szkolnych,
- kopie zaświadczeń o ukończonych kursach,
- świadectwa pracy (jeśli są),
- próbki własnych prac (jeśli są, mogą się przydać),
- „ściągę” – chronologiczną, syntetyczną listę wykonywanych dotychczas prac i zdobytych umiejętności (z nazwami firm i nazwiskami przełożonych),
- prawo jazdy, książeczkę wojskową, itp. (do ewentualnego wglądu)
listę pytań, które chcielibyśmy zadać pracodawcy (jeśli w trakcie rozmowy, na któreś z nich padła odpowiedź, nie pytajmy po raz drugi, bo wyjdziemy na mało inteligentnych),
- notatnik i długopis.