Oszczędzanie? Tak, ale tylko z głową

Jak się dowiedzieliśmy od naszych Klientów pod lupę często brane są koszty generowane przez pracowników i przez biuro, czyli także przez urządzenia w nim zainstalowane - różnego rodzaju drukarki i kopiarki, bowiem wiadomo, że jeśli firmy generują dużo wydruków, to koszty te mogą być niebagatelne.
Od rodzaju urządzeń, które są na wyposażeniu firmy i od częstotliwości ich używania zależy bardzo dużo, ponieważ czasami podczas zakupu nowych urządzeń przyszłe koszty ich eksploatacji nie są brane pod uwagę przez zamawiającego, co jest oczywistym błędem. Okazuje się także, że osoby dokonujące zamówień sprzętu do firm i instytucji, które w zasadzie powinny na ten aspekt zwracać baczną uwagę, często nie mają wystarczającej wiedzy o pewnych zależnościach, że oszczędności w momencie zakupu będą się mścić w przyszłości w postaci wyższych kosztów eksploatacji.
Częściowym wytłumaczeniem dla takiego stanu rzeczy może być źle skonstruowane prawo, które w Polsce jest stosowane w przypadku zamówień publicznych. Mowa tu o wartości zamówienia, które zostało wycenione w postępowaniu przetargowym. Reguła bowiem jest taka, że zwykle wygrywa firma proponująca najniższą cenę za wykonanie zamówienia, a więc najczęściej nie liczy się jakość zaproponowanych urządzeń, czy późniejsze koszty ich eksploatacji. Oprócz ceny nie są zwykle brane pod uwagę inne ważne aspekty zamówienia.
Na co zatem powinno się zwracać szczególną uwagę choćby w przypadku zamawiania urządzeń lub materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących? Pewne jest, że nie cena za urządzenie powinna być najważniejszym kryterium. Należy wziąć przede wszystkim pod uwagę: warunki gwarancji, szybkość reakcji serwisu, renomę producenta oraz to jak łatwo dostępne są oryginalne materiały eksploatacyjne do tych drukarek lub urządzeń wielofunkcyjnych. Aby zdać sobie sprawę z tego jak istotne są to czynniki można wziąć pod uwagę koszty zmarnowanego czasu podczas przestojów urządzeń i utracone w ten sposób korzyści, które można było osiągnąć.
Zatem czy warto oszczędzać na czymś, co może przynieść firmie zyski? Należy dokonać dokładnych obliczeń i kalkulacji co się bardziej opłaca w dłuższej perspektywie czasu. Obecna konieczność oszczędzania to na pewno stan przejściowy i w ciągu kilku lub kilkunastu miesięcy może okazać się, że sytuacja się zmieni na korzyść. Wtedy znów mniejszą uwagę będzie przykładać się do kosztów, a większą do produktywności. Zatem nie warto dać się zwariować i oszczędzać w firmie kosztem jakości urządzeń, które zwykle są inwestycją na kilka lat.