Artelis - Czas: opakowanie ekonomiczne - Tomasz Zienkiewicz - Sztuka Skutecznego Działania, Zarządzanie Czasem

Czas: opakowanie ekonomiczne

Tomasz Zienkiewicz 29.12.2007, czytano 4,023 razy, pobrano kod HTML 9 razy, komentarzy 0.

Czas to dobro szybko zbywalne, nawet gdybyś nie chciał, to i tak ucieka. Okazuje się, że jednak tu również możesz zastosować zasadę ecopack'ów i trochę zaoszczędzić.

Czemu większe opakowanie Etopiryny, Coca-coli, proszku do prania czy innych produktów szybko zużywalnych, nazywane są ekonomicznymi? Przecież więcej zapłacę za butlę 2 litrową niż za mniejsze, pół litrowe opakowanie. Gdzie tu ekonomiczność?

Ano jest!

Koszt opakowania, zarówno przy wersji małej jak i dużej produktu jest porównywalny. Czyli zamiast kupować 4 butelki półlitrowe, kupujesz jedną 2 litrową i ... wychodzi taniej.

Voila!, I mamy ‘ekonomiczność opakowania' rozgryzioną. W dużym uproszczeniu oczywiście. A jak się ma to do czasu?

Czas to też dobro szybko zbywalne, nawet gdybyś nie chciał to i tak ucieka. Okazuje się, że jednak tu też możesz zastosować zasadę ecopack'ów - trochę zaoszczędzić.

Rozróżnijmy czas produktywny i czas marnotrawiony. Ten pierwszy, z analogii do Coca-coli, byłby smacznym, choć odrdzewiającym napojem - czyli tą rzeczą, za którą chcesz płacić. Drugi: to opakowanie. Zbędny koszt - na to nie chciałbyś wydawać pieniędzy, choć opakowanie jest konieczne. W kieszenie sobie coli nie nalejesz.

Te same dwie kategorie: czas produktywny i opakowanie masz również gdy robisz cokolwiek: uczysz się, czytasz i odpowiadasz na maile, przygotowujesz dokument/raport etc. W przypadku nauki bezproduktywnym opakowaniem będzie: skupienie się na materiale, odszukanie gdzie skończyłeś, przygotowanie czegoś do notowania (a choćby i odpalenie Word'a), i wyłączenie myśli na pozostałe rzeczy. To zajmuje czas.
Czasem produktywnym będzie natomiast właściwa nauka - wtedy kiedy w skupieniu przyjmujesz wiedzę wszelaką.

Prześledźmy przekoloryzowany przykład: wyobraź sobie, że chciałbyś czytać ulubioną książkę w wersji ‘małych opakowań':

1. siadasz w fotelu, otwierasz książkę, czytasz 2 strony, zamykasz ją, odkładasz na stolik, wstajesz idziesz do lodówki, wracasz

2. znowu siadasz w fotelu, otwierasz książkę, szukasz gdzie skończyłeś, odszukasz w myślach ‘o co chodziło' w połowie przerwanym dialogu, możliwe że nawet zerkniesz szybko na poprzednią kartkę, i... skupiasz się i czytasz kolejne 2 strony, potem zamykasz książkę, wstajesz, wyjmujesz telefon i dzwonisz do kumpla. Po rozmowie wracasz znowu do 2 kartek książki. itd.

Czy takie podejście ‘małych opakowań czasu' ma sens? Czy coś w ogóle z tej książki byś miał? Nie sądzę.

A teraz wersja z ‘ekonomicznymi opakowaniami': przygotowujesz sobie wszystko co Ci potrzeba (oświetlenie, fotel, coś do picia, wyciszasz telefon etc), odcinasz się od świata na 1 godzinę i czytasz.

Jak sam widzisz, grupowanie rzeczy do zrobienia (dłuższe bloki czasowe) ma sens - bo tylko raz ponosisz koszt ‘opakowania' - czyli tylko raz przygotowujesz się do tego, by skupić się na swoim zadaniu.

Typowym dla mnie przykładem gdy pracujemy w ‘nieekonomicznym czasie' - to codzienna praca przy mailach. Synchronizacja ustawiona na 30 sekund powoduje, że cokolwiek robisz, kolejny mail i sygnał przerywa Ci to, co w danej chwili robisz, spoglądasz na tytuł nowego maila, decydujesz czy warto/nie warto zerkać dalej i prawdopodobnie wracasz do poprzedniej czynności. Tyle że znowu ponosisz koszt ‘przełączania się' - czyli w powyższej metaforze - otwierasz kolejne, małe opakowanie.

Jak to wykorzystać?

Grupuj jednakowe rzeczy

Łączenie rzeczy do wykonania w większych czasowych blokach to duża oszczędność. Masz wiele czynności, które wykonywane jednorazowo mają kosztowne ‘opakowania' - np. opłacanie rachunków, przerabianie maili. Zamiast czytać po jednym wpadającym mailu, ustaw sobie synchronizację poczty raz na np. 2 lub 4 godziny - i wtedy przerabiaj wszystkie na raz. Może się okazać, że dany wątek rozwiązał się bez Twojego udziału, albo też - wystarczy, że przeczytasz ostatniego maila z dyskusji i będziesz mieć przegląd całej sytuacji.

Skup się na tym, co robisz

Praca w skupieniu daje ogromną satysfakcję. Gdy w pełni poświęcasz swoją uwagę wykonywanemu zadaniu, to wydaje się, że czas płynie szybciej, takie to miłe.

A co z trudnymi zadaniami? Nawet, jeśli wykonywane zadanie nie należy do najprzyjemniejszych, kończysz z uczuciem, że masz to już za sobą. Odrywanie uwagi i ucieczka od Twojego zadania powoduje, że te nieprzyjemne chwile przeżywasz wielokrotnie. Każdy pretekst, by się oderwać, to nic innego jak szukanie wymówek by zadania nie robić... a przecież i tak musisz te zadania wykonać.

Zadbaj o otoczenie

Jeśli przystępujesz do nauki, pracy czy tworzenia - przygotuj sobie najpierw miejsce pracy tak byś nie musiał odrywać się od tego, co robisz, bo nagle się okaże, że

* zaschło Ci w gardle,
* bateria w laptopie pada i musisz odnaleźć ładowarkę,
* w ołówku zabrakło rysików
* zapomniałeś słuchawek by wrzucić sobie ulubioną muzykę, przy której lepiej Ci praca idzie
* etc

Gdy masz już wszystko przygotowane i na swoim miejscu, możesz spokojnie wtopić się w swoje zadanie i dowieźć je do końca bez konieczności szatkowania go na nieefektywne części.

W pracy dobrym pomysłem jest założenie sobie słuchawek - nawet jeśli nic nie lubisz słuchać - ale dajesz w ten sposób innym sygnał, że Ciebie dla innych ‘nie ma'.

To tyle :)