Kreowanie świata słowem

Wystąpienia publiczne to doskonała forma przekazywania treści, nawiązywania relacji z publicznością oraz prezentowania swojego profesjonalizmu. Dlatego właśnie jej powodzenie to wielka szansa dla nas samych. Aby jednak umiejętnie to wykorzystywać, trzeba precyzyjnie dobierać formę wystąpienia do celów i kompetencji słuchaczy.

Prezentacja jest potężnym narzędziem przekazywania treści oraz angażowania publiczności do dynamicznego i burzliwego dialogu, który zaowocować może błyskotliwymi konkluzjami. Menagerowie wielu firm wykorzystują wystąpienie publiczne, aby:

* zaangażować słuchaczy do rozwiązania problemów.
* poznać reakcje na propozycje lub sytuacje.
* przekazać treści.

Zasze jednak należy wiedzieć, do kogo jest kierowane nasze wystąpienie. Każda prezentacja to dialog i właśnie dlatego istotne jest, by kierować się zasadą, im lepiej zrozumie się swoich słuchaczy, tym efektywniej można będzie dostosować wypowiedź do ich potrzeb. W ten sposób zadbamy o ty, by treść wystąpienia była atrakcyjniejsza. Zanim przygotujemy prezentację warto zadać sobie kilka pytań:

Kim są słuchacze i jaki może być ich stosunek do omawianego tematu?

Choć może się to wydawać mniej ważne, bo przecież nasze wystąpienie ma charakter informacyjny i chodzi przede wszystkim o przekazanie nowych treści, to zawsze należy się zastanowić, jaka może być reakcja publiczności na to co mówimy. Jeśli jesteś prezesem inaczej będziesz mówił do rady nadzorczej, a inaczej do pracowników działu call center. I nie chodzi tu o ignorowanie jednych czy drugich, ale o to, jakie informacje mogą być cenne i potrzebne dla tej grupy.

Wnioski z takiej analizy mogą się okazać drogocenne. Dlaczego? Dzięki niej będzie łatwiej wybrać Ci formę prezentacji. Na przykład chcąc sprowokować publiczność do dyskusji możesz skusić się na mocne i kontrowersyjne poglądy. Oczywiście zawsze one muszą być zgodne z prawdą, ale nie jest wskazane, by przedstawiać je w monotonny sposób. Nudne prezentacje nie wzbudzają intensywnych emocji, nie wywołują burzy myśli i nie mobilizują do działania.

Jak dobrze jest już im znany poruszany przez Ciebie temat?

W tym obszarze dylemat polega przede wszystkim na tym, czy nasze wystąpienie będzie szalone, dynamiczne i nieschematyczne, czy wręcz przeciwnie – logiczne i schematyczne. Inaczej nasz prezes będzie prowadził spotkanie wigilijne, a inaczej przeprowadzi spotkanie o planowanej restrukturyzacji. Choć słowo schematyczne mogą kojarzyć się z nudnym wystąpieniem, to niekiedy okazuje się, że taka prezentacja jest cenna, gdyż porządkuje i wyjaśnia wszystko to co wcześniej zostało przekazane. Oczywiście dobrze jeśli nasza prezentacje nie będzie banalna, bo inaczej okaże się po prostu zbędna.

Jakie są lub mogą być oczekiwania słuchaczy?

Jest to niezwykle ważne, ponieważ od tego w dużej mierze zależy sukces prezentacji. Absolutnie nigdy nie można doprowadzić do takiej sytuacji, w której przygotowana przez nas prezentacja będzie spełniała jedynie nasze oczekiwania. Oprawimy ją w  piękne obrazki i efekty dźwiękowe, będziemy się uśmiechać i posługiwać najlepszej jakości sprzętem technicznym, ale  zapomnimy podstawowych oczekiwaniach słuchaczy – osób, dla których coś prezentujemy. Właśnie dlatego bardzo ważne jest,
aby nasza prezentacja była zawsze kierowana do odbiorcy i brała pod uwagę także jego oczekiwania.

Czy są już przyzwyczajeni do jakiegoś typu prezentacji?

Wiedza ta niekiedy bywa bardzo trudna do zdobycia, ale jakże cenna! Pozwoli dostosować metody do możliwości. Jeśli wiesz, że Twoja publiczność lubi pracować zadaniowo, to możesz ich aktywować poprzez różne ćwiczenie intelektualne. Jeśli zaś mobilizują się tylko wtedy, gdy chcą uniknąć porażki, możesz w prezentacji subtelnie wplatać informacje o możliwych stratach, które poniosą jeśli nie zostaną podjęte określone kroki.

Jest jeszcze wiele nurtujących pytań, których odpowiedzi będą niezwykle cenne w trackie przygotowywania się do wystąpienia. Zgromadzona wcześniej wiedza, dbałość o techniczny aspekt oraz czujność w trakcie trwania prezentacji znacząco wpłyną na podniesienie jakości wystąpienia oraz na prezentację naszego profesjonalizmu.