Pojawia się on w momencie, gdy nie ma w firmie osoby, która zapanuje nad administracją całej sieci wewnętrznej firmy.
Do głównych obowiązków osoby zajmującej to właśnie stanowisko, należy dbanie o wydajność każdego z komputerów w firmie. Składa się na to dbanie o to, aby każde ze stanowisk pracy wyposażone było w komputer z odpowiednią ilością wolnej przestrzeni na dysku, odpowiednim oprogramowaniem oraz dostępem do internetu i swobodnej komunikacji elektronicznej pomiędzy komputerami zarówno z sieci wewnętrznej, jak i tymi spoza niej.
Co się tyczy samego oprogramowania, tu najłatwiej o wspomniany wcześniej bałagan. Administrator musi zadbać o to, aby każdy z pracowników posiadał dostęp do niezbędnych w jego pracy programów. Muszą to być oczywiście programy legalne, z wykupionymi, oryginalnymi licencjami, które zapewniają ich systematyczne aktualizowanie. Aktualizacje te wpływają na ciągłe usprawnianie działania programów, a co za tym idzie, mają znaczący wpływ na poprawę jakości pracy w firmie.
Jeżeli jednak dane przedsiębiorstwo nie zatrudnia osoby, która jest na tyle kompetentna, że jest w stanie administrować kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt komputerów, zaczną pojawiać się problemy. Do najczęściej spotykanych należą wygasające licencje, które nie są w odpowiednim czasie przedłużane, wynikające z tego faktu korzystanie z nielegalnego oprogramowania oraz brak kontroli nad hasłami i kluczami licencyjnymi. Okazać może się również, że firma płaci za program, który po pewnym czasie stał się całkowicie bezużyteczny, a to już jeden z czynników generujących zbędne koszta.
Jeżeli w firmie jest kilkadziesiąt komputerów, okazać może się, że nawet najbardziej wydajny szefł działu IT nie podoła masie działań związanych z ich obsługą. Wówczas najlepszym rozwiązaniem okaże się skorzystanie z konkretnego systemu zarządzania oprogramowaniem. Dzięki niemu wszelkie z wymienionych wcześniej problemów w błyskawicznym tempie są wykrywane i eliminowane. Administrator będzie posiadał pełny raport tego, jakie licencje oprogramowania są obecnie dostępne na każdym z komputerów. Co więcej, będzie wiedział, które z nich są faktycznie wykorzystywane, a z których można zrezygnować. Taka kontrola ułatwia również skuteczną ochronę oprogramowania, a co za tym idzie, zwiększa poziom bezpieczeństwa firmowych danych oraz wydajności pracy.
Główny cel audytu informatycznego, to porządek w oprogramowaniu. Dzięki takiemu rozwiązaniu uzyskujemy pewność, że w firmie, w sposób najbardziej optymalny, wykorzystywane są tylko legalne programy.
Korzyści? Usprawnienie procesów funkcjonowania firmy, redukcja kosztów, zwiększenie bezpieczeństwa danych oraz niezawodności działania oprogramowania.
