Artelis - Dlaczego zarządzanie informacją w firmie jest takie ważne? - Tomasz Galicki

Dlaczego zarządzanie informacją w firmie jest takie ważne?

Tomasz Galicki 12.04.2011, czytano 616 razy, pobrano kod HTML 1 razy, komentarzy 0.

Żyjemy w czasach, kiedy informacje bombardują nas niemal z każdej strony – kiedy idziemy ulicą spoglądają na nas postaci z bilboardów, które swoim wizerunkiem chcą na nas wywrzeć takie, a nie inne zachowania konsumenckie, gdy oglądamy reklamy, między filmami,

które trwają czasem w sumie tyle, co połowa filmu, otrzymujemy kilka milionów wyników na zapytanie w wyszukiwarce. Dziś oczekujemy informacji rzetelnej, skomasowanej i przynoszącej pożądane efekty, również w firmie. Nie wystarczy już dobra organizacja pracy, jeśli przepływ informacji i komunikacja nie będą płynne, śmiało można powiedzieć, że te dwie kwestie się wzajemnie wykluczają. Co ma więc wpływ na organizację pracy i przepływ informacji w przedsiębiorstwie?

Z pewnością posiadanie terminarza, który pozwoli na ustalanie harmonogramu pracy i zarządzanie zadaniami poszczególnych pracowników. Może to być terminarz w wersji tradycyjnej, jednak firmy decydują się coraz częściej na takie dostępne on-line – tego typu usługę oferuje między innymi Google. Dzięki temu rozwiązaniu każdy z pracowników może mieć bieżący wgląd w „rozpiskę” oraz śledzić zmiany. Nie ma też możliwości, że tego typu kalendarz zostanie przez nas zagubiony, czego nie można powiedzieć o tradycyjnych, książeczkowych organizerach.

Zarządzanie informacją to również sprawna komunikacja między pracownikami. Mogą ją zapewnić zarówno kontakty bezpośrednie, ale też korzystanie z poczty elektronicznej, czy komunikatorów internetowych, które pozwalają na szybkie i zwięzłe przekazanie informacji. Dzięki tego typu rozwiązaniom praktycznie nie ma mowy o niedomówieniach, gdyż wszystko mamy
„czarno na białym”. To również doskonały sposób na komunikację z klientami – przesyłanie ofert, czy zapytań. W większych przedsiębiorstwach procesy te warto wspierać za pomocą systemu CRM.

Efektywne zarządzanie informacją, to również podejmowanie często kluczowych decyzji dotyczących firmy, dlatego dąży się do tego, żeby informacja była sprawdzona i jak najbardziej aktualna. Firmy często zatrudniają kogoś z zewnątrz, kto będzie odpowiedzialny właśnie za te kwestie – wtedy nie będzie właściwie mowy o przekłamaniach, czy dezaktualizacji pewnych informacji, a zarządzanie przedsiębiorstwem będzie przebiegało sprawnie.

Oprócz zarządzania informacją niemałe znaczenie ma również odpowiednie przysposobienie pracowników do jej efektywnego i sprawnego wyszukiwania i pozyskiwania, co z pewnością przełoży się na optymalizację czasu pracy. Wszystkie te działania mają na celu uzyskanie przewagi konkurencyjnej i pomnażanie zysków, co zawsze gwarantuje sukces.

T.G.